Criando uma caixa

Selecione Administração de documentos | Retiradas, Adicionar documentos | Lista de retirada (Adicionar documentos). A lista de retirada será exibida.
Clique em Adicionar caixa. A tela Escolher tipo de caixa será aberta. As caixas Iron Mountain mais comumente usadas serão exibidas.
Se necessário, selecione outro país.
Clique para realçar e selecionar o tipo de caixa que você deseja criar com base nas suas necessidades de armazenamento. O Administrador de documentos Iron Mountain abre a tela da guia Detalhes da caixa.

NOTA: se você não estiver usando uma caixa fornecida pela Iron Mountain, selecione uma caixa que seja igual ou maior em dimensão que a caixa que você está usando.

Selecione um cliente. As configurações da planilha de caixas de sua organização determinam quais campos são exibidos e necessários ao criar uma caixa.
Se o cliente for habilitado para departamento e divisão, selecione a divisão ou o departamento adequado.
Para criar um layout de inserção de dados personalizado a ser mantido pela aplicação de sessão para sessão, clique em Customização de layout.
Insira os metadados para identificar esta caixa se você precisar localizar e recuperá-la do armazenamento. Você deve inserir os dados nos campos obrigatórios, marcados com asteriscos vermelhos (*).

·Bloqueie os campos para manter o campo para uso em documentos adicionados subsequentemente. Clique emLock (Bloquear).

·Clique emSave & Add (Salvar e adicionar)para continuar criando caixas adicionais.

·Clique emAdd Files (Adicionar arquivos)para criar e adicionar arquivos a essa caixa.

Digite as informações nos campos de restrição. Suas políticas de retenção internas e o modo como o Administrador de documentos Iron Mountain Connect está configurada determinam quais campos serão exibidos e se os cálculos irão ocorrer automaticamente ou não. A equipe de contas da Iron Mountain trabalho junto a você e avalia suas necessidades para configurar a opção de retenção que melhor atende a todas elas

Se retenção for calculada: Em razão da natureza complexa e variada dos programas de retenção, a equipe de contas da Iron Mountain trabalha junto a você e avalia suas necessidades para configurar uma das seguintes opções de retenção que mais bem as atende:

Cálculo automático a partir da data de configuração adiante

O Administrador de documentos Iron Mountain Connect calcula automaticamente a retenção para todas as caixas que você criar após a contratação para usar a funcionalidade de retenção. As caixas criadas antes da data de configuração não são convertidas para usar o cálculo de retenção automático e não precisam ser atualizadas.

a.       Insira um código do documento ou utilize a pesquisa do código do documento para encontrar códigos existentes.

b.     O período de elegibilidade de destruição associado ao código do documento assume o padrão do documento da caixa:

Não configurado: destruição adiada indefinidamente até uma data específica; Indefinido exibido no campo Data de elegibilidade de destruição. Deixar configurado como Indefinido ou inserir uma data para substituir o Período de elegibilidade de destruição indefinido.

NOTA: se você criar uma caixa com um código do documento que possui um período de elegibilidade de destruição indefinido, o período de elegibilidade de destruição indefinido será exibido como Indefinido quando o documento for visualizado.

Permanente: Destruição adiada permanentemente; Permanente é exibido no campo Período de elegibilidade de destruição
Não configurado: a data de destruição não é definida; Não configurado é exibido no campo Período de elegibilidade de destruição
Fixo: as fórmulas integradas ao código do documento calculam automaticamente a data que será exibida no campo Período de elegibilidade da destruição

NOTA: Se você selecionar um código de documento Fixo e o campo referenciado pela fórmula estiver em branco, o Administrador de documentos Iron Mountain Connect configura o Período de elegibilidade de destruição como Não configurado e a data não será calculada. Por exemplo, se o cálculo for 5 anos após a data de criação e a Data de criação na caixa estiver em branco, o Período de elegibilidade de destruição será Indefinido.

Se você selecionar um código do documento Fixo e definir o campo mencionado pela fórmula DEPOIS de selecionar o código do documento, a Administração de documentos Iron Mountain Connect calculará a data quando o documento for SALVO.

Cálculo automático para todas as novas caixas

O Administrador de documentos Iron Mountain Connect calcula automaticamente a retenção para todas as caixas novas e existentes.

a.     Insira um código do documento ou utilize a pesquisa do código do documento para encontrar códigos existentes.

b.   O período de elegibilidade de destruição associado ao código do documento assume o padrão do documento da caixa:

Não configurado: destruição adiada indefinidamente até uma data específica; Indefinido exibido no campo Data de elegibilidade de destruição. Deixar configurado como Indefinido ou inserir uma data para substituir o Período de elegibilidade de destruição indefinido.

NOTA: Se você criar uma caixa com um código do documento que possui um período de elegibilidade de destruição indefinido, o período de elegibilidade de destruição indefinido será exibido como Indefinido quando o documento for visualizado.

Permanente: Destruição adiada permanentemente; Permanente é exibido no campo Período de elegibilidade de destruição.
Não configurado: a data de destruição não é definida; Não configurado é exibido no campo Período de elegibilidade de destruição.
Fixo: as fórmulas integradas ao código do documento calculam automaticamente a data que será exibida no campo Período de elegibilidade da destruição.

NOTA: Se você selecionar um código de documento Fixo e o campo referenciado pela fórmula estiver em branco, o Administrador de documentos Iron Mountain Connect configura o Período de elegibilidade de destruição como Não configurado e a data não será calculada. Por exemplo, se o cálculo for 5 anos após a data de criação e a Data de criação na caixa estiver em branco, o Período de elegibilidade de destruição será Indefinido.

Se você selecionar um código do documento Fixo e definir o campo mencionado pela fórmula DEPOIS de selecionar o código do documento, o Administrador de documentos Iron Mountain Connect calculará a data quando o documento for SALVO.

Substituição manual de cálculos automáticos

Sua organização pode substituir manualmente os cálculos automáticos, conforme necessário, para acomodar as exceções. Os campos Indicador de destruição e Data de elegibilidade de destruição funcionam como campos de entrada manual que substituemo Período de elegibilidade de destruição do código do documento.

a.     Insira um código do documento ou utilize a pesquisa do código do documento para encontrar códigos existentes.

b.     O período de elegibilidade de destruição associado ao código do documento assume o padrão do documento da caixa:

Não configurado: destruição adiada indefinidamente até uma data específica; Indefinido exibido no campo Data de elegibilidade de destruição. Deixar configurado como Indefinido ou inserir uma data para substituir o Período de elegibilidade de destruição indefinido.

NOTA: se você criar uma caixa com um código do documento que possui um período de elegibilidade de destruição indefinido, o período de elegibilidade de destruição indefinido será exibido como Indefinido quando o documento for visualizado.

Permanente: destruição adiada permanentemente; o Administrador de documentos Iron Mountain Connect exige automaticamente Permanente no campo Período de elegibilidade de destruição.
Não configurado: data de destruição não definida; o Administrador de documentos Iron Mountain Connect exige automaticamente Não configurado no campo Período de elegibilidade de destruição.
Fixado: fórmulas integradas ao código do documento calculam automaticamente a data que será exibida no campo Período de elegibilidade de destruição

c.     Para substituir manualmente o período de elegibilidade de destruição, selecione um indicador de destruição OU uma data de elegibilidade de destruição.

NOTA: If you are setup for manual override but wish to use automatic calculation, leave the Destruction Indicator and Destruction Eligibility Date fields blank.   Iron Mountain Connect Records Management will automatically calculate the Destruction Eligibility Period based on the record code you selected.

Se você selecionar um código do documento Fixo e definir o campo mencionado pela fórmula DEPOIS de selecionar o código do documento, a Administração de documentos Iron Mountain Connect calculará a data quando o documento for SALVO.

Se retenção NÃO for calculada

Se necessário,coloque a caixa em espera para evitar a destruição. Você também poderá visualizar e remover códigos de retenção ao criar uma caixa.
Salve a caixa. Se a sua organização utilizar o Administrador de documentos Iron Mountain Connect para calcular a retenção, os cálculos serão realizados e a caixa será exibidana lista de retirada organizada em ordem decrescente pelo código de barras SKP. Se o código de barras SKP estiver em branco porque a Iron Mountain o atribui à sua organização no recebimento, as caixas serão organizadas com a mais recente na parte superior da lista de códigos.

·Clique emSalvar e fecharpara salvar essa caixa e voltar à tela Lista de retirada, onde a caixa será exibida.

·Clique emSave & Add (Salvar e adicionar)para continuar criando caixas adicionais.

·Clique emAdd Files (Adicionar arquivos)para criar e adicionar arquivos a essa caixa.

NOTA: se um campo contiver dados inválidos ou se um campo pesquisa estiver em branco, o campo será destacado quando você tentar adicionar o retiro de Websphere. Corrija sua entrada e, em seguida, cliquem em Adicionar documento.

Veja também

Caixas

Bloqueando campos de entrada da caixa

Personalizando o layout da planilha Box Details (Detalhes da caixa)

Visualização de uma caixa nova

Edição de uma caixa nova

Removendo e excluindo caixas de uma lista de códigos

Campos das caixas

Arquivos

Adicionando um novo arquivo a uma nova caixa